IMAP - Hauptmailadresse + Unterkonten

  • Moin,


    ihr müsst mir mal auf die Sprünge helfen. Wenn ich ein IMAP-Postfach habe das z. B. "info@deinewebseite" lautet und ich 5 "Sachbearbeiter" habe die zwar eigene Mailadressen haben, diese aber nirgendwo kommuniziert wird. Ist folgendes Szenario möglich:


    Sachbearbeiter schreibt eine Mail von seinem Emailkonto, diese wird beim versenden mit der info@ verschleiert. Ankommende Antworten, werden serverseitig in angelegte Ordner pro Sachbearbeiter sortiert.


    Oder aber:


    Sachbearbeiter geht wie oben vor, die Mail wird nicht verschleiert mit der info@. Bei Rückantwort findet eine automatische Sortierung statt in den passenden Ordner. Darüber hinaus gibt es einen, der Zugriff auf sämtliche eingehende und ausgehende Mails hat.


    Bei der zweiten Variante muss nur gegeben sein, das der "lesende" Client nicht dazu führt den Status der Mail auf dem IMAP zu ändern. Es also für den Sachbearbeiter (Besitzer des Emailkontos) "ungelesen" bleibt. So was muss doch mit IMAP möglich sein oder?


    LG

    Dachdecker [ˈdaχˌdɛkɐ] - Jemand der basierend auf ungenauen Daten, die von Leuten mit fragwürdigem Wissen zur Verfügung gestellt werden, präzise Rätselraten kann. Siehe auch; Zauberer, Magier

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  • Bei der zweiten Variante muss nur gegeben sein, das der "lesende" Client nicht dazu führt den Status der Mail auf dem IMAP zu ändern. Es also für den Sachbearbeiter (Besitzer des Emailkontos) "ungelesen" bleibt. So was muss doch mit IMAP möglich sein oder?

    Ist nicht möglich, meines Wissens. Aber was weiß schon ich?

    mit Gruß aus Berlin, der Skeptiker


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  • Gut, da kann man zur Not ja noch Leben. Keine Ahnung wie das bei diesen Exchange Dingern aussieht. Der jetzige Zustand ist halt Optimierungsbedürftig :D

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  • imap ist ja nur das Protokoll, was zwischen Deinem mailclient und dem Server gesprochen wird, die eigentlichen features müssen von der server-software implementiert werden. Der "Klassiker" für Linux-basierte server ist dovecot, sehr umfangreiche features, da ist bestimmt was dabei, was Du brauchst. Exchange kann übrigens auch imap sprechen.


    Deine "oder"-Alternativen habe ich nicht wirklich verstanden. Erstmal hat Mail-Versenden (smtp) so gut wie nix mit Mail-Empfangen (imap) zu tun, meistens werden die Versende- und Empfangs-accounts über eine gemeinsame user database abgewickelt (muss aber nicht).

    Die Kernfrage bei Deinem 5-Sachbearbeiter-Problem scheint zu sein, ob sie ein einzelnes Postfach bearbeiten sollen (d.h. der Status der e-mails [gelesen, beantwortet, Stern dran] ändert sich für alle, wenn einer was ändert) oder nicht, und das vielleicht auch nur für ausgewählte Postfächer und für andere nicht.

    Was Du vielleicht möchtest, ist ein gemeinsames "info@"-Postfach und individuelle user@-Postfächer. Beim Versenden würde ich immer mit user@-Absendern arbeiten und je nach Zielstellung beim Empfangen dann auf das info@-Fach leiten oder info@ standardmäßig auf CC setzen oder nach Bedarf e-mails einfach zwischen den Postfächern verschieben.

  • Ich dachte auch schon an Exchange. Derzeit läuft alles auf Info und dann wird manuell weitergeleitet. Wichtig ist halt das Emails nicht untergehen und Chef die Kontrolle über alle Eingänge hat um ersteres zu vermeiden.

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  • Man kann beim Empfang auch die Mail duplizieren. Einmal für den Chef, einmal für den Sachbearbeiter.

    Wenn mit info@ versendet wird (From header) um die persönlichen emails zu verschleiern... wie soll dann bei einer Antwort eine automatische Zuordnung in ein persönliches Postfach erfolgen?


    Ansonsten bleibt eigentlich nur ein Postfach wo mehrere Leute reinschauen mit regeln wie erkenntlich ist wer eine Mail bearbeitet, oder mailverteiler....


    Ansonsten kann man bei imap natürlich Mails auch automatisch wieder auf unread stellen, das müssen aber halt die Clients implementieren.

  • Ansonsten bleibt eigentlich nur ein Postfach wo mehrere Leute reinschauen mit regeln wie erkenntlich ist wer eine Mail bearbeitet, oder mailverteiler....

    Geht das bei Exchange problemlos?



    Wenn mit info@ versendet wird (From header) um die persönlichen emails zu verschleiern... wie soll dann bei einer Antwort eine automatische Zuordnung in ein persönliches Postfach erfolgen?

    Gar nicht, das ist mir klar. Ich versuche nur die Möglichkeiten zu filtern damit ich n "Konzept" hab wie man das jetzige verbessern kann.

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  • Exchange "kann" zwar imap, ist aber nicht dafür gemacht, d.h. es geht "irgendwie".

    Wenn Deine 5 Sachbearbeiter alle nur MS-Office benutzen und Deine Serverseite sowieso Windows ist, nimm Exchange (dann aber besser so, wie es gedacht ist, ohne imap).

    Wenn Du verschiedene mail-clients (Desktop, z.B. Thunderbird, iOS, Android, ...) unterstützen willst, und serverseitig "irgendwas in der cloud" hast (also vermutlich Linux), würde ich mir für 5 Sachbearbeiter kein Exchange (und einen extra Windows-Server) an den Hals hängen.

  • Aber bei exchange und Pop3 hab ich doch wieder keine Synchronisation? Wieso kann der IMAP nur irgendwie?

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  • Ich verstehe ja eigentlich nix davon, aber seit knapp 20 Jahren wird in den Büros, in denen ich arbeite nach einer Lösung für genau Dein Problem gesucht.


    Für genau Deine Beschreibung kann ich mir außer einem Ticket-System nichts passendes vorstellen. In Architekt- und Fachingenieurbüros mit großem Projektbezug länger laufender Projekte wird mit Projektadressen gearbeitet in die alle hineinschauen und von denen aus mit persönlichem Absender geantwortet wird. Über Kategorien, Marker oder durch Verschieben in Unterordner wird dann meistens manuell sichergestellt, dass nichts untergeht. Das geht mit IMAP ganz passabel, aber nicht perfekt.


    Eine bessere Lösung habe ich noch nie gesehen, aber das heißt ja nichts.

    mit Gruß aus Berlin, der Skeptiker


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  • Wäre ggf. die Version anwendbar, dass die allgemeine Info-Adresse über ein Web-Interface bedient wird, auf das alle Zugriff haben und nur die persönlichen Mails über Clients abgerufen werden?

    Gruß
    Holger
    --
    Früher, da war vieles gut. Heute ist alles besser.
    Manchmal wäre ich froh, es wäre wieder gut.
    (Andreas Marti; Schweizer)

  • Wäre ggf. die Version anwendbar, dass die allgemeine Info-Adresse über ein Web-Interface bedient wird, auf das alle Zugriff haben und nur die persönlichen Mails über Clients abgerufen werden?

    Verstehe ich nicht. Letztlich ist das Web-Interface doch auch nur ein Client, oder?

    mit Gruß aus Berlin, der Skeptiker


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  • Aber bei exchange und Pop3 hab ich doch wieder keine Synchronisation? Wieso kann der IMAP nur irgendwie?

    POP3, IMAP und Exchange (ActiveSync) sind 3 verschieden Protokolle.

    Wenn ich das richtig verstanden habe, hast Du 5 E-Mail Adressen INFO, SB1, SB2..SB5. Alle E-Mail landen im INFO Postfach. Chef, SB1..SB5 greifen alle auf die INFO zu. Wenn jetzt SB1..SB5 drauf zugreifen soll für den Chef die Mail immer noch als ungelesen angezeigt werden. Das funktioniert so nicht mit IMAP oder Exchange. Du kannst den Status (auf ungelesen) nur manuell pro Mail ändern.

  • Nein derzeit leitet Chef oder Sekretariat die Mails weiter, auf die Konten der SB.

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  • OK, also der Chef verschiebt die Mail innerhalb der IMAP Ordnerstruktur die Mail in die Ordner für SB1..SB5. Dann muß er die verschobene Mail per Hand auf ungelesen setzen.

    Er muss die Mail weiterleiten von info@deinewebseite an sb1@deinewebseite. Das setzt aber eine entprechende Konfiuration der Client vorraus,

    So mach ich das bei uns. Ich hab hier aber einen Exchangserver.

  • Er muss die Mail weiterleiten von info@deinewebseite an sb1@deinewebseite. Das setzt aber eine entprechende Konfiuration der Client vorraus,


    So mach ich das bei uns. Ich hab hier aber einen Exchangserver.

    Wenn er die Weiterleitet, was passiert mit der Absender-Adresse? Ziel muss sein die Absenderadresse zu erhalten, damit im Programm einfach "Antworten" geklickt werden kann. Alles andere wäre keine Verbesserung zu jetzt, da ich mir jetzt schon ständig die Mails selber zu schicke. Ja ich weiß man kann sich Konditionieren, wenn ich aber mehrere Dinge gleichzeitig mache, geht das in der Regel unter und ich bekomme das im schlimmsten Fall nicht mal mehr mit. Besonders wenn es Dinge sind die zeitig raus müssen und nicht noch n Tag im Postfach dümpeln können.

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  • Es gibt die Möglichkeit "Bounce/Redirect" statt "Forward/Weiterleiten" zu nutzen. Das können leider nur wenige mail-clients (Thunderbird nur mit plugin) und der Mail-server muss mitspielen (muss das Benutzen von "gefälschten" Absendern erlauben). Dabei wird der originale mail-header erhalten, nur der envelope wird neu erzeugt.


    Das ist aber alles Frickelkram (Bauschaum). Als erstes solltest Du Dir den Workflow genau überlegen:


    - Wie viele Kunden gibt es, haben diese "Probleme" oder "Projekte"?

    -> Viele Kunden mit vielen Problemen -> Ticketsystem

    -> Übersichtliche Anzahl von Kunden mit Projekten -> shared mailfolder reichen aus (Ticketsystem verwirrt Projektkunden)

    - Wer sieht die direkt vom Kunden kommenden mails? Jeder SB, nur der Chef (Chef ist das Bottleneck)?

    - Wer teilt die Aufgaben zu? Nur der Chef? Oder der SB, der schon an dem Projekt arbeitet?

    - Wie funktioniert die Urlaubs-/Krankheitsregelung?

    - ...


    Wenn Du das weisst, kannst Du das mit imap oder Exchange umsetzen.

    Ich denke, man sollte sich seinen Workflow nicht durch Tools diktieren lassen, sondern die Tools auf den Workflow ausrichten.

  • Ticketsystem wird aufgrund der Individualität ausfallen. Da du ja Anfragen als auch normale Geschäftskorrespondenz hast. Sinnvoll wäre wohl nicht mehr das Verschleiern der Mailadressen der SB. Info@ bleibt weiterhin nur für Chef und Sekretariat sichtbar. Chef hat Zugriff auf alle Posteingangsordner der SB. SB markieren die Mails im Posteingang (Gesehen, Bearbeitet usw) So denke ich ist ersichtlich was noch bearbeitet werden muss und was schon erledigt wurde.


    Ich frage mich nur, wie man die Anzeige auf dem Iphone für den Chef so komfortabel gestalten kann dass er nicht in alle Ordner sehen muss sondern alles auf einen Blick hat... :D Chef ist halt selten im Büro, das muss alles mobil passieren.

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