Scannen und benennen maximal vieler Dokumente in PDF

Das Tool heißt bei mir windows.

Du kannst jede Datei nach dem Scannen beliebig umbenennen, im Zweifelsfall schreibt Du noch ein .pdf dahinter. Dann in beliebige Ordner ablegen, und fertig ist die Laube.

Beispiel: Die gescannte Datei heißt "Scan_0815.pdf". Dann im Menü anklicken "Speichern unter", Namen ändern, Ordner zuweisen.

Beim Datum nehme ich seit langem die Schreibweise "Jahr-Monat-Tag_Betreff", z.B. heute "2025-03-01_chieffs frage". Dann sind die Dateien unabhängig vom Betreff chronologisch geordnet.

Zitat von Thomas T.

2025-03-01_chieffs frage

So ähnlich mache ichs auch, nur gehe ich einen Schritt weiter: Die Datei würde bei mir heißen 250301_chieff_frage.pdf.

Das Jahrhundert halte ich für entbehrlich, weil die Datei kaum von 1925 sein dürfte und 2125 mich nicht interessiert. Die Trennstriche spare ich auch, weil sie nur den Dateinamen verlängern.

Zitat von ThomasMD

Die Trennstriche spare ich auch, weil sie nur den Dateinamen verlängern.

Ich finde es übersichtlicher mit. Wenn der Unterordner schon z.B. "2025" heißt, reicht mir auch "03-01_(Betreff)" als Dateiname. Aber Weg und Ziel sind bei uns beiden gleich.

Dachte ich mir schon fast.

D.h. Du hast ein großes Paket Papier, das Du einfach in den Scanner reinpacken willst.

Beim Scannen (oder danach) sollte dann erkannt werden, um was für ein Dokument es sich handelt und dann entsprechend benannt.

Oder?

Soll Deine Anwendung im Geschäftsbetrieb nicht gerade durch den Einsatz der eRechnung überflüssig werden?

Zitat von chieff

A) geht es primär um private Dokumentationen und Belege

ah, das war mir so noch klar

Zitat von chieff

B) sind in einem Geschäftsbetrieb nicht nur E-Rechnung vorhanden

Doch, seit 01.01.2025 schon. Andere Dokumente automatisch zu erfassen ist sehr viel komplexer weil sie Daten in beliebiger Struktur enthalten können. B2B-Rechnungen haben zwingend immer die selben Kenndaten als Mindestdatensatz, was die automatisierte Verarbeitung erleichtert.

Aber wie gesagt: Der fotografische Weg vom Papier zum maschinell lesbaren Datensatz erscheint mir heutzutage für neu erstellte Dokumente fragwürdig.

Zitat von chieff

Alles Was Buchhaltung betrifft ist ja bestens im Griff.

Schön!

Eins vorweg, ich habe von dem Thema mangels eigenen Berührpunkten keine Ahnung. Eine kurze Google-Recherche zu diesem Thema hat mich aber zu diesem Beitrag der "Legal Tribune Online" geführt, der vielleicht weiterhilft.

Zitat von chieff

Vielleicht drück mich undeutlich oder blöd aus, ABER... es gibt in einem Geschäftsbetrieb nicht NUR RECHNUNGEN. Auch IM PRIVATEN gibt es nicht NUR Rechnungen.

Nein, Du drückst Dich gewiss nicht blöd aus!

Aber ich bekomme weder im Geschäfts- noch im Privatleben noch relevante Post in Papierform: Äh, doch, von Behörden und Gerichten, aber auch dort eigentlich nur, wenn es mit der digitalen Kommunikation hapert.

Zitat von chieff

bekommst du keine Post? keine Notizen? Irgendwas in Schriftform?

Doch, aber außer von über 80-Jährigen im privaten Bereich zum allergrößten Teil digital und die vier Ansichtskarten im Jahr digitalisiere ich nicht. Einzige echte und relevante Ausnahmen: Behörden und Gerichte, aber auch mit deutlich abnehmender Tendenz. Halt, die Schulzeugnisse habe ich vergessen - die werden tatsächlich noch gescannt, auch in Bewerbungsverfahren.

Zitat von chieff

Jede Versicherung schickt mir ALLES in Papierform. Jede Rechnung, jeden neuen Versicherungsschein, jeder Anpassung der AGB´s oder Versicherungsklausen.

Meine schon länger nicht mehr - dafür sind sie auch nicht so teuer.

Zitat von chieff

Jede Hausverwaltung schickt abschiften von beschlüssen von Versammlungen.

Jeder Hausplan kommt zu 90% in Papierform hier an.

Die werden in der Cloud bereitgestellt und nur auf Wunsch in Papierform zugesandt. Wer will, lädt sie sinnvollerweise von dort herunter.

Zitat von chieff

Wichtige technische Dokumente sind meist in Paperform beigelegt die man nicht ONLINE bekommt weil darin explizierte SN vermerkt sind.

Auch das ist Dank End-to-End-Verschlüsselung schon seit Jahren vorbei, egal ob per FTP-Server, gesicherter Cloud, Projektraum oder Cryptshare & Co. Was soll ich mit ursprünglich digital erstellen Dokumenten auf Papier? Soll ich sie scannen und digitalisieren um sie dann wieder digital ablegen zu können? Das ist deutsche ABM auf dem technischen Stand der 1990er Jahre! Wir haben schon seit über 10, eher 15 Jahren kein Fax mehr!

Sorry, aber das ist

Zitat von Skeptiker

Aber ich bekomme weder im Geschäfts- noch im Privatleben noch relevante Post in Papierform: Äh, doch, von Behörden und Gerichten, aber auch dort eigentlich nur, wenn es mit der digitalen Kommunikation hapert.

Dann hast Du aber Glück, dass alle Deine Versorger, Banken, Versicherungen usw. auf Digital umgestellt haben, dass ist aber nicht überall so.

Sofern ich Versicherungen habe, die nicht bei einem Direktversicherer laufen, bekomme ich alle relevanten Unterlagen analog. Die private Rentenversicherung schickt ebenfalls alles noch in Papierform, obwohl ich die Sachen auch gleich digital bekomme.

Die Rechnung der örtlichen Stadtwerke kommt analog, ebenso der Müllentsorger. Sämtliche Steuerbescheide kommen analog. Sämtliche Unterlagen zum Hauskredit, obwohl wir auf Onlinebanking umgestellt haben, kommen analog.

Lohnabrechnungen sowohl von mir als auch meiner Frau: analog.

Arztrechnungen meiner Frau (als Beamtin Privatpatientin): analog.

Etc. pp.

Rechnungen kommen auch analog, weil E-Rechnung erst ab gewisser Größe des Betriebes zwingend ist. Darunter kann man weiterhin ganz normale Papierrechnungen schreiben. Auch mein Finanzamt schreibt noch analog und ich konnte es bisher nicht überreden mir das Zeug digital zu schicken zu lassen. Allerdings habe ich nicht das Problem ständig in den Unterlagen herum kramen zu müssen. Da wird reagiert, oder zur Kenntnis genommen und abgeheftet und nie wieder gesehen. Alles was sonst eingescannt wird, ist mengenmäßig so, dass ich es leicht per Hand benennen und einsortieren kann.

Aber ich kann verstehen, dass solche Lösungen wie chieff es haben will, nicht günstig sind. Immerhin muss eine Scansorftware mit einer automatischen OCR verbunden werden und das alles muss sehr intelligent umgesetzt werden, damit es relevante Dinge von unrelevante unterscheiden kann. Das ist schon ein Aufwand.

Zitat von Frau Maier

Rechnungen kommen auch analog, weil E-Rechnung erst ab gewisser Größe des Betriebes zwingend ist. Darunter kann man weiterhin ganz normale Papierrechnungen schreiben.

Nein, so allgemein ist das nicht korrekt widergegeben:

• Bei der B2B-Abrechnung ist die eRechnung bis zum 01.01.2028 nur für Unternehmen mit einer Jahresserechnungssumme > 800.000 € zwingend. Est danach ist sie ausnahmslos nicht (mehr) unternehmens(größen)abhängig, sondern gilt für alle B2B-Rechnungen, sofern Beträge > 250 € und inkl. Umsatzsteuer abgerechnet werden.
• Bei B2G ist die eRechnung je nach Bundesland / Bundesbehörde schon länger verpflichtend - unabhängig von Firmenumsatz oder Rechnungshöhe. (Man gewöhnt sich dran).
• Nur im B2C (also gegenüber "Verbrauchern") und in bestimmten, eher seltenen Spezialfällen, darf auf die eRechnung verzichtet werden (bspw. bei Vereinen im "nichtunternehmerisch Verkehr", wie bei unserem Trägerverein für seine Mitgliedsbeiträge )

Vielleicht mag Der Bauamateur das erklären? Eigentlich ist das doch sein Metier!

Zitat von Frau Maier

Auch mein Finanzamt schreibt noch analog und ich konnte es bisher nicht überreden mir das Zeug digital zu schicken zu lassen ... Da wird reagiert, oder zur Kenntnis genommen und abgeheftet und nie wieder gesehen. Alles was sonst eingescannt wird, ist mengenmäßig so, dass ich es leicht per Hand benennen und einsortieren kann.

Finanzbehörden, andere Behörden und Gerichte hatte ich oben ja auch schon ausgenommen, wobei die Kommunikation beim FA mit den Steuerberatern doch auch weitgehend digital erfolgt. Aber alles andere bekomme ich inzwischen tatsächlich fast ausnahmslos digital, auch Kontoauszüge, Versicherungsverträge, Abrechnungen der Telekommunikation, Sozialversicherungen - auch als Arbeitgeber und sonstige Verträge. Nein, die Berufsgenossenschaft nicht, die schickt noch Briefe und ja, die Kammer leider auch, wobei das ja eigentlich B2B ist, oder?

(Weshalb Belege aller Art im Zeitalter ihrer automatisierten technischen Reproduzierbarkeit durch den Transport auf Papier an Authentizität gewinnen sollen, bleibt mir jedenfalls ein Rätsel. Fun-Fact am Rande: Wir nehmen gerade an der Generalplaner-Ausschreibung der Planungsleistungen für die Renovierung der Residenz einer Botschaft in B teil. Die 50-seitige Ausschreibung erhielten wir mit Zustellung durch Boten (!) auf Papier und mit Siegel gebunden wie aus der Urkundenrolle eine dt. Notariats. Zusätzlich war jede Seite mit einem Stempel fortlaufend paginiert und mit einem schönen blauen Dienstsiegel gestempelt - die reinste ABM. Erste Frage von uns an die Botschaft: "Können wir das bitte zur Weitergabe an erforderlichen die Fachplaner digital bekommen?" Botschaft: "?" Okay, das Sekretariat hat dann zwei Stunden gescannt ... ABM halt!)

Zitat von Skeptiker

Weshalb Belege aller Art im Zeitalter ihrer automatisierten technischen Reproduzierbarkeit durch den Transport auf Papier an Authentizität gewinnen sollen, bleibt mir jedenfalls ein Rätsel.

Naja, Papier ist viel schwieriger zu manipulieren als digitale Daten. Und was in einer Cloud liegt, gehoert dir nicht. Das kann morgen weg sein...oder anders aussehen...oder bei jemanden anders liegen. Ausserdem haben die klassischen analogen Dokumente schon ihrer Haltbarkeit bewiesen. 10000 Jahre sind kein Problem für Keilschrifttafel oder Höhlenmalerei, selbst verbrannte Papyrusrollen bekommt man wieder lesbar...eine 5 1/4 Zoll Diskette mit CP/M Wordstar-Dokument drauf ist da schon eine andere Herausforderung.

Zitat von Skeptiker

Nein, so allgemein ist das nicht korrekt widergegeben:

Bei der B2B-Abrechnung ist die eRechnung seit dem 01.01.2025 nahezu ausnahmslos nicht (mehr) unternehmens(größen)abhängig, sie gilt für alle B2B-Rechnungen, sofern Beträge > 250 € und inkl. Umsatzsteuer abgerechnet werden.

chieff geht es hier aber nicht um seine berufliche Korrespondenz, sondern umndie Digitalisierung seiner privaten (Finanz-)Unterlagen. Und da wird sich auch auf absehbare Zeit, afaik, nicjts daran ändern, dass Rechnungen per analoger Post kommen. Insbesondere kommen sie nicht als eRechnung, da hiervon private Endverbraucher explizit nkcht betroffen sind.

Und für seine berufliche Korrespondenz hat chieff, wenn ich ihn richtig verstanden habe, bereits eine Lösung.

Nur um die Regalmeter an Aktenordner, die in seinem Wohnzimmerschrank stehe zu digitalisieren, hat er bisher noch keine Lösung.

Hier könnte der von mir verlinkten Artikel aus LTO helfen, auch wenn ich nicht weiß, ob die dort Vorgeschlagene Vorgehensweise praktikabel ist, da ich mich damit bisher noch nicht auseinander gesetzt habe.

Zitat von karo1170

Naja, Papier ist viel schwieriger zu manipulieren als digitale Daten.

soso - insbesondere, wenn es schon länger für die weitere Bearbeitung gescannt wird und nicht im "Original" vorgehalten werden kann, weil dieses per se (digitaler Versand!) nicht existiert und so weder eine physische Unterschrift, noch einen Stempel aus Papier trägt.

(Kürzliche Frage einer Sachbearbeiterin beim öffentlichen AG: "Haben Sie die Rechnung ausgedruckt, gestempelt und und dann gescannt?" Ich: "Nein, wieso?" "Wie machen Sie das denn?" "Digital im pdf-Format vorliegende Rechnung durch Einsetzen gescannter Stempelabdrücke "digital stempeln" und Ihnen wweiterleiten." "Aber dann ist die Rechnung im Original ja garnicht gestempelt!" "In welchem Original? Wir erhalten von den AN vertragsgemäß ein Pdf-Dokument digital zugestellt. Sie erhalten von uns vertragsgemäß ein Dokument mit unseren Prüfanmerkungen im Pdf-Format zugestellt. Was genau meinen Sie mit "Original" und wie soll ich das bitte "digital stempeln"? An Ende haben Sie ein Abbild der ursprünglichen Rechnung mit Abbildern unserer Prüfstempel, Unterschriften etc.. Welchem Vertragspassus entnehme ich bitte, dass für eine formal richtige Prüfung nur ein physisch auf dem Ausdruck der Rechnung aufgebrachter Stempelabdruck direkt gescannt werden darf?" - längeres Schweigen - dann: "Das ist doch selbstverständlich!" Wenn sie meint ...)

Aber wie war das mit den großen Fälschungen der Menschheitsgeschichte, fanden die digital oder analog statt?

Zitat von karo1170

Und was in einer Cloud liegt, gehoert dir nicht.

Wie bitte? Weshalb nicht? Weshalb soll eine Cloud, die ich physisch in meinen eigenen Räumen mit meinem eigenem Gerät betreibe, nicht mit ihrem gesamten Inhalt mir gehören?

Zitat von karo1170

Das kann morgen weg sein...oder anders aussehen...oder bei jemanden anders liegen.

Bei Feuer: theoretisch ja, aber davon gibt es mehrere physisch räumlich getrennte Back-ups an verschiedenen Orten.

Anders aussehen? Nun ja, auch Papier und Tinte bleichen aus oder verfärben sich. Säurehaltiges Papier zerfällt - ein riesiges Problem für fast alle Archivalien des 20. Jahrhunderts.

Das meine digitalem Daten bei jemandem anderem liegen, besteht primär bei einem physischen Einbruch und ist dann nicht höher als bei Daten auf Papier.

Zitat von karo1170

Ausserdem haben die klassischen analogen Dokumente schon ihrer Haltbarkeit bewiesen.

Nö, die auf Papyrus und Papier haben das weit überwiegend nicht. Und wie war das gleich mit dem Kölner Stadtarchiv? Von Dokumenten auf mineralischen Trägermaterialien wollen wir jetzt mal über schweigen - schon aus Platzgründen.

Zitat von karo1170

10000 Jahre sind kein Problem für Keilschrifttafel oder Höhlenmalerei, selbst verbrannte Papyrusrollen bekommt man wieder lesbar

wieviele gibt es davon so ungefähr - weltweit?

Wird in 10.000 Jahren noch jemand meine heutige Sprache lesen können? Und werden meine Rechnungen in 10.000 Jahren noch von Bedeutung sein?

Zitat von saibot2107

chieff geht es hier aber nicht um seine berufliche Korrespondenz, sondern umndie Digitalisierung seiner privaten (Finanz-)Unterlagen.

Das habe ich verstanden. Ich kommentiere hier auch nur den geschäftlichen Teil. Dass immer noch alles unausweichlich auf Papier kommt, kommen muss und weiter kommen wird, bezweifle ich aber. Ich sehe hier ein Übergangsproblem, mit dem sich unterschiedlich umgehen lässt. Siehe eRezept, digitale Gerichts- und Patientenakte, die nun auch in D Fuß fassen, was für Jahrzehnte für unmöglich gehalten wurde.

Zitat von Skeptiker

Nö, die auf Papyrus und Papier haben das weit überwiegend nicht. Und wie war das gleich mit dem Kölner Stadtarchiv? Von Dokumenten auf mineralischen Trägermaterialien wollen wir jetzt mal über schweigen - schon aus Platzgründen.

karo1170 hat hier aber schon einen Punkt.

Brände oder einstprzende Archive mal außen vor gelassen, weiß man, wie lange Papierunterlagen bei richtiger Behandlung halten, nämlich mindestens Jahrhunderte, wenn nicht gar Jahrtausende.

Von digitalen Datenträgern weiß man das mangels Erfahrung nich nicht. Von den Kosten zur Nachhaltung bei wechselnden gängigen Datenformaten will ich gar nicht erst anfangen.

Zitat von Skeptiker

Wird in 10.000 Jahren noch jemand meine heutige Sprache lesen können? Und werden meine Rechnungen in 10.000 Jahren noch von Bedeutung sein?

Die assyrischen Keilschriftplatten, die ägyptische Papyrusrollen oder die steinzeitlichen Höhlenmalereien interessieren doch heute auch noch. Warum sollten unsere Nachfahren in 10.000 Jahren also kein Interesse an unseren schriftlichen Erzeugnissen haben?

Zitat von saibot2107

karo1170 hat hier aber schon einen Punkt.

Brände oder einstprzende Archive mal außen vor gelassen, weiß man, wie lange Papierunterlagen bei richtiger Behandlung halten, nämlich mindestens Jahrhunderte, wenn nicht gar Jahrtausende.

Das ist für die säurehaltigen Papiere seit Beginn der industriellen Papierherstellung Anfang des 20. Jahrhunderts bis Ende des 20. Jahrhundert definitiv nicht der Fall und weltweit ein riesiges Problem. Und Papier ist sehr empfindlich gegen Feuchtigkeit, Licht und Wärme, also alles andere als unkritisch lagerfähig und beständig.

Zitat von saibot2107

Von digitalen Datenträgern weiß man das mangels Erfahrung nich nicht. Von den Kosten zur Nachhaltung bei wechselnden gängigen Datenformaten will ich gar nicht erst anfangen.

Die assyrischen Keilschriftplatten, die ägyptische Papyrusrollen oder die steinzeitlichen Höhlenmalereien interessieren doch heute auch noch. Warum sollten unsere Nachfahren in 10.000 Jahren also kein Interesse an unseren schriftlichen Erzeugnissen haben?

Ich habe nichts dagegen, Dokumente heute in Papierform zu archivieren. Aber hier geht es doch um die Digitalisierung einer überschaubaren Anzahl privater, geschäftlich orientierter Dokumente, von denen es jeweils Millionen gleichartige pro Jahr gibt. Davon werden ein paar Dutzend sicher die nächsten Jahrhunderte überleben, einige auf Papier, einige auf Mikrofilm, einige auf Magnetband, andere auf Festplatten, andere auf Speicherchips und zukünftig auf weiteren Medien. Da spielt das jeweilige Speichermedium bei der privaten Digitalisierung doch überhaupt keine Rolle. Wie oft schaut ihr denn so die Unterlagen eurer Großeltern auf Papier an?

Zitat von Skeptiker

Aber wie war das mit den großen Fälschungen der Menschheitsgeschichte, fanden die digital oder analog statt?

Fanden (Vergangenheit)...analog. Finden (Zukunft) ...digital. Beispiel gefaellig:

Krypto: Milliarden-Diebstahl schockt Krypto-Markt

Kriminelle haben der Krypto-Börse Bybit Token im Wert von 1,5 Milliarden Dollar entwendet. Der Raub gilt als größter der Krypto-Geschichte. Der CEO der Börse…

www.handelsblatt.com

Daneben ist das Nachmalen von 3 Mona Lisas ja nur eine kleine Ordnungswidrigkeit.

Zitat von Skeptiker

Anders aussehen? Nun ja, auch Papier und Tinte bleichen aus oder verfärben sich.

Ich denke da eher dran, das man aus eine 1 mal eine 0 macht. Oder umgekehrt.
Manipulieren, Verschluesseln geht bei digitalen Dokumenten auch aus sicherer Entfernung, da muss niemand die Buerotuer aufbrechen.

Zitat von Skeptiker

Das meine digitalem Daten bei jemandem anderem liegen, besteht primär bei einem physischen Einbruch und ist dann nicht höher als bei Daten auf Papier.

Wenn du tatsaechlich eine Private Cloud betreibst, mit verteilten Zugaengen und Nutzungsrechten, kann der Datenabfluss auf vielerlei Art erfolgen.

Zitat von Skeptiker

Und werden meine Rechnungen in 10.000 Jahren noch von Bedeutung sein?

Bei den derzeitigen Bearbeitungsfristen der Rechnungspruefstellen und Finanzaemter: Ja.

Du bist immerhin nicht allein, das Problem scheint auch das Baurechtsamt in Stuttgart zu haben:

Zitat:

„Die Übersicht bei digitalisierten Altakten ist nicht gegeben, da sämtliche Dokumente als PDFs abgelegt wurden, von denen nur ein sehr geringer Anteil mit einem Namen versehen wurde, der auf den Inhalt des PDFs schließen lässt.“

Bauen in Stuttgart: Unhaltbare Zustände im Baurechtsamt

Wer in Stuttgart bauen und mehr Wohnraum schaffen will, muss zu viel Geduld aufbringen und extra Kosten einplanen, weil es im Baurechtsamt hakt und…

www.stuttgarter-zeitung.de

vermutlich wird dir von dort aber niemand eine Loesung nennen koennen...

Zitat von chieff

und das vorallem im privaten außen vor.

Das zu erfassen wäre auch genauso nötig und eine entsprechende Dateistruktur dazu auch.

Oder soll ich weiterhin alles in Ordner einpacken und loch, takern und bei bedarf rausblättern.

Hast Du privat tatsächlich so viele Dokumente, dass sich der Aufwand lohnt? Oder vermischen wir jetzt privat mit betrieblich?

Meine privaten Dokumente die ich wirklich langfristig speichern muss/sollte passen in ca. 2-3 Leitz-Ordner. Einen Teil davon habe ich als pdf, wobei das manuelle Umbenennen und Speichern in einem Ordner auf dem Rechner, aufgrund der überschaubaren Anzahl, jetzt keine Herausforderung ist.

Bei den laufenden Kosten ist der Umfang schon größer, aber dafür ist die Aufbewahrungsfrist auch viel kürzer. Diese Belege liegen auf meinem Rechner, oder wenn sie in Papierform eintrudeln, dann in einem entsprechenden Leitz-Ordner, der regelmäßig ausgemistet wird. Für die meisten Belege reicht eine Aufbewahrungsfrist von 2 oder 3 Jahren. Bei so einer kurzen Aufbewahrungsfrist mache ich mir nicht die Mühe und ziehe jeden Beleg durch den Scanner. Nach x Jahren wandern die Belege sowieso durch den Shredder, denn mich interessiert heute nicht mehr, ob ich vor 20 Jahren für die Müllabfuhr 120,- € oder 150,- € bezahlt habe, das hat bestenfalls nostalgischen Wert. Wie oft suchst Du privat in irgendwelchen alten Belegen, dass sich eine Automatisierung wirklich lohnen würde?

Worauf ich hinaus möchte, das Problem mit der Automatisierung ist vielleicht gar kein Problem wenn man nur das archiviert was wirklich notwendig ist. Aufgrund der technischen Möglichkeiten neigen wir vielleicht dazu, alles mögliche irgendwie/irgendwo zu speichern, obwohl es keinen Nutzen bringt.

Zur Erinnerung, ich beziehe mich hier bewusst auf die private Archivierung von Dokumenten, mir ist auch klar, dass im betrieblichen Umfeld die Sache anders aussieht, und je nach Betriebsgröße, gewaltige Ausmaße annehmen kann. Nicht umsonst beschäftigen Großbetriebe ganze Abteilungen die sich damit befassen, aber das muss für mich privat ja nicht die Referenz sein.

Zitat von chieff

der wildes Scannen von Archivakten in Krankenhäusern vollzogen hat,

Das ist ein riesiges Problem. Chefin investiert jeden Tag zwischen 10 und 20% ihrer Arbeitszeit nur für die Dokumentation. Was da an Daten generiert wird ist unglaublich, aber (beispielsweise) kann man ohne ausführliche Doku die erbrachten Leistungen nicht abrechnen.

Zitat von Juanito

Du bist immerhin nicht allein, das Problem scheint auch das Baurechtsamt in Stuttgart zu haben:

Zitat:

„Die Übersicht bei digitalisierten Altakten ist nicht gegeben, da sämtliche Dokumente als PDFs abgelegt wurden, von denen nur ein sehr geringer Anteil mit einem Namen versehen wurde, der auf den Inhalt des PDFs schließen lässt.“

Interessant. Schicken die Kollegen etwa Pläne und Dokumente mit kryptische Dateinamen? Meine Pläne haben immer Projektname (in Kurzform), Planname, Ausgabeformat (falls einer das ausdrucken/plotten will) und Datum in der Dateibezeichnung. Andere Dokumente auch so ähnlich (bei DIN-A4 spare ich mir das Ausgabeformat). Da ist nix mit nicht zuordenbar. Da findet jeder alles, auch wenn er das Ablageprinzip nicht kennt. Man muss sich da schon auch in andere Menschen versetzen und es so machen, dass auch andere zurecht kommen und nicht nur an sich selbst denken.

Zitat von chieff

jede Abrechnung für Energie, Wasser Grundsteuer und wasweis ich ist ja im Privaten und so zumindest bei uns in papierform.

Aber das sind doch nur eine handvoll Dokumente, bei mir wandern die in den o.g. Ordner "Betriebskosten" (Lebenshaltungskosten, Hauskosten. oder wie auch immer man das im privaten Bereich nennen möchte). Beim Eintreffen schaue ich ob die korrekt abgebucht oder überwiesen wurden, und dann sehe ich die nie wieder, auch wenn sie die nächsten 5 oder gar 10 Jahre im Ordner liegen, bis ich mal wieder Zeit und Lust habe auszumisten. Selbst wenn man die Scannen und elektronisch archivieren möchte, ist das schnell erledigt. Features wie das Editieren von pdf brauche ich dafür nicht, eine handschriftliche Notiz auf dem Beleg erscheint ja auch in meinem pdf, und nachträglich musste ich noch nie etwas ändern (ansonsten müsste man den Beleg halt noch einmal scannen, das dauert wenige Minuten all inclusive). Bei so Sachen wie der Grundsteuer mache ich mir nicht einmal die Mühe einen Jahrgangs-Unterordner anzulegen, denn da gibt es ja nur 1 Beleg pro Jahr. Die Dateiliste im Verzeichnis ist somit überschaubar, selbst wenn zusätzliche files (Neuberechnung der Grundsteuer) hinzukommen sollten.

Ich würde für diesen Zweck keinen Euro in neue Software investieren, auch wenn es vielleicht Software gibt mit der man das eleganter lösen könnte. Nicht alles was technisch machbar ist muss man auch machen, und so lange ich keinen Nutzen bzw. Mehrwert darin erkennen kann, investiere ich meine ressourcen in wichtigere Dinge.